In molti paesi e lingue, il termine 'signor' o 'signora' fa parte del saluto personale in una lettera. Se questo non è disponibile in un elenco di indirizzi, è comunque possibile determinarlo dal nome di battesimo utilizzando uno strumento adeguato.

DataQualityTools sono adatti a questo scopo. Questi contengono sia una funzione per verificare il saluto personale in base al nome, sia una funzione per determinare il saluto personale dal nome, al fine di aggiungerlo all'elenco di indirizzi pertinente. Per determinare il saluto in base al nome sono necessari i seguenti passaggi:

1. Se non si è già provveduto, da qui è possibile scaricare il DataQualityTools gratuitamente. Installare il programma e richiedere un'attivazione test. In questo modo può lavorare con il programma per una settimana senza alcuna limitazione.
2. La funzione necessaria per aggiungere lo zero iniziale al prefisso telefonico si trova nel menu del blocco “Aggiungi dati” e si chiama 'Determinare l'appellativo / genere'.
   
   
   
   
3. Dopo aver richiamato questa funzione, appare la schermata di gestione del progetto. Creare un nuovo progetto con un nome a piacere e poi fare clic sul pulsante 'Avanti'.
4. Apriamo qui il file con i dati da elaborare con il pulsante 'Aprire file'.
   
   
   
   Nel caso di server database (MS SQL Server, MySQL, Oracle o PostgreSQL), invece, selezioniamo il server di database appropriato dalla lista di selezione, in 'Formato/Accesso a'. Inserire infine il nome del server database. Dopo aver fatto clic sul pulsante di comando 'Connessione al server', inserire i dati di accesso. Il database e la tabella desiderati infine si selezionano dalle relative liste.
5. Indicare infine al programma in quale colonna della tabella trova il nome. A tal fine, dalle liste di selezione con i nomi delle colonne della tabella si deve selezionare il campo dati contenente il nome.
   
   
   
   Il programma predefinisce automaticamente questa attribuzione campo sulla base dei nomi delle colonne. Il risultato dell’attribuzione campo può essere controllato mediante il 'Controllo dell’attribuzione campo', a destra sulla videata.
6. Il pulsante 'Avanti' ci porta alla finestra di dialogo in cui si configura la funzione vera e propria. Qui si inserisce l'ID o il termine che il programma deve assegnare al saluto personale e salvare nella tabella, ad esempio '1' o 'Mr' per i nomi maschili e '2' o 'Ms' per i nomi femminili.
   
   
   
   
7. Fare clic sul pulsante “Avanti” per avviare l'elaborazione. Il risultato può essere controllato utilizzando il pulsante 'Post-elaborazione manuale'.
8. Infine, il risultato deve essere ulteriormente elaborato. Ad esempio, possiamo scrivere gli ID determinati direttamente nel file sorgente. Per farlo, si utilizza il pulsante 'Scrivere nella tabella origine'.
   
   
   
   

Le informazioni così ottenute sul sesso di un destinatario possono essere utilizzate non solo per indirizzare personalmente una lettera, ma anche per selezionare gli indirizzi in base al sesso. In questo modo, una lettera pubblicitaria i cui prodotti sono rivolti maggiormente alle donne può essere inviata specificamente a destinatari femminili da un elenco di indirizzi.